Ti è mai capitato di andare in giro e, mentre passeggi o stai intrattenendo una conversazione, ricordare un cliente che avresti dovuto incontrare, un appuntamento che ti è sfuggito, un evento a cui avresti voluto partecipare? Se ti succede, in questo articolo troverai la soluzione affinché non accada mai più e il modo in cui potrai aumentare e quadruplicare la redditività!
Gli argomenti dell'articolo:
Tratto dal video: https://www.youtube.com/embed/wgA-GofXt4Y?si=M1DfEc1zakDfR0QV
Perché è nata l’agenda e perché viene utilizzata nel business
Dimenticarsi le più disparate tipologie di attività è da sempre uno dei crucci dell’uomo.
Proprio per questo motivo nel 1812 John Letz creò la prima tipologia di agenda commerciale andando a fondere un diario con un piccolo calendario tascabile.
Così nacque la prima forma di agenda scritta che fu poi tramandata negli anni.
Da quel momento in poi ci sono state tante tipologie di agende:
- settimanali,
- giornaliere,
- mensili,
- per obiettivi, etc…
E non solo le persone, ma anche le aziende beneficiano delle tantissime tipologie di agende differenti perché nel mondo business ogni attività può così scegliere quale agenda adottare per gestire appuntamenti, gestire incontri, gestire i vari task da svolgere durante la giornata, i mesi e gli anni.
L’agenda è il mezzo per tenere traccia del passato, vivere il presente e andare a pianificare il futuro per aumentare e quadruplicare la redditività.
PRO e CONTRO dell’agenda cartacea
I “Pro” e i “Contro” di questa tipologia di tecnologia derivano dal fatto che si tratta di una tecnologia che nel 1812 era all’avanguardia, innovativa ma che ovviamente dopo 200 anni non è più così tanto efficace!
Sicuramente tra i vari “Pro” c’è il fatto che l’agenda è un mezzo utilissimo per:
- monitorare tutti gli eventi;
- tenere traccia degli appuntamenti giornalieri, settimanali, mensili;
- pianificare le attività nel corso dell’anno.
Quindi è un ottimo strumento di time management e che può essere applicato non solo alla persona, ma anche al business.
Tuttavia si tratta di uno strumento “standard”.
Molto spesso capita, soprattutto quando si parla di gestione del tempo o di argomenti affini in ambito formativo, che tanti formatori spieghino le tecniche e gli strumenti standard.
E che poi vogliano applicarli nel medesimo modo ai singoli individui facendo sì che l’individuo si adatti alle tecniche.
Ma non funziona così! Deve essere il contrario.
Le tecniche devono adattarsi all’individuo
affinché l’uomo possa essere più produttivo, più efficace,
più efficiente, più performante.
Siamo quasi 8 miliardi sulla Terra. Secondo te può esistere un unico mezzo per quasi 8 miliardi di persone?
Quindi il punto è che non esiste la tecnica universale per tutti quanti ma esistono tipologie di tecniche che, applicate in modo individuale, permettono al singolo di eccellere. Questa parte è determinante e tu hai la possibilità di comprendere quale applicare per aumentare e quadruplicare la redditività della tua azienda:
Con la Consulenza Gratuita infatti individueremo il modo in cui utilizzi l’agenda nei tuoi processi affinché diventi il tuo asso nella manica nella gestione del personale, degli appuntamenti con i clienti, delle scadenze da far rispettare ai fornitori e per le tue esigenze specifiche.
E poi, oltre al fatto che l’agenda potrebbe diventare ostacolo se la si sfrutta in un modo non adatto alla propria organizzazione, c’è un altro grande “Contro” da tenere in considerazione: il time tracking.
Ne parliamo meglio nelle prossime righe…
Il time tracking
Prima di parlarti del time tracking lascia che ti dica che un altro “Contro” dell’agenda potresti viverlo se non hai un buon metodo, se non sei costante e se non hai quella disciplina per applicare tecniche cucite su misura per te.
Se è così, capisci bene che tutto quello che andrai a tirar su non avrà senso.
Comprerai magari un’agenda che forse nelle prime settimane svolgerà il suo compito, ma che diventerà un quadro artistico…
Ora, riprendendo il “Contro” forse più importante delle agende cartacee, parliamo dei tracciamenti e del time tracking.
Te lo spiego con un esempio: se in agenda fissi uno slot “dalle 8 alle 9 per l’attività X”
e magari compi tale attività in meno o in più tempo,
molto spesso ti capita di non modificare nulla e lasciare “Attività X dalle 8 alle 9”.
In realtà stai impattando sull’attività successiva cercando di recuperare tempo oppure vai in compensazione con le altre attività.
L’aspetto più importante lato business è il “time tracking” che è un fattore importantissimo per la tua azienda per comprendere realmente la redditività lorda che indica quanto tu guadagni ogni ora. In realtà con l’automazione si potrebbe fare addirittura su ogni minuto…
Questa cosa fa la differenza. Perché?
Perché mette una linea di confine tra un business che cresce e un business che cresce senza sapere come.
Fa la differenza tra un business tracciabile al 100% e un business che non lo è; tra un business che ha dei risultati prevedibili e uno che non ce li ha.
È lì che si gioca la partita, sul tempo!
Proprio per darti più tempo, creiamo processi automatici per ogni imprenditore o professionista che desidera essere libero mentre la sua attività prospera e fattura in modo automatizzato:
E ovviamente, in un’azienda ciò che conta è anche la parte economica.
È questo questo mix di strumenti che ti permette di comprendere realmente dove nella tua attività perdi tempo e dove potresti ottimizzarlo per aumentare e quadruplicare la tua redditività.
Un caso studio: aumentare e quadruplicare la redditività
Passiamo a citare una delle attività con cui abbiamo fatto un lavoro per aumentare la redditività lorda perché sia una dimostrazione per chiunque voglia intraprendere un percorso di ottimizzazione e automazione.
Infatti gli aspetti principali di lavoro sono stati proprio questi due: ottimizzazione e automazione.
Tutto ciò partendo dal fatto che l’agenda ci ha aiutati in questi 200 anni di evoluzione, da quando è stata inventata…
…E migliorando l’applicazione e cucendo su misura questo strumento rispetto alle proprie esigenze così che faccia davvero la differenza, i risultati saranno grandiosi.
Con Vincenzo Palmisano, ideatore del metodo “6inTempo” e fondatore dell’omonima società, principalmente ci siamo occupati di:
- digitalizzazione ed eliminazione dei processi che utilizzavano la carta per renderli efficienti e delegabili.
Arrivando da un mondo della formazione un po’ vecchio i moduli di iscrizione, le privacy e altri documenti erano tutti cartacei. Così si costituivano processi lunghi e macchinosi con faldoni di carta infinita che portavano via un sacco di tempo e abbassavano la professionalità verso l’esterno.
- automazione.
Abbiamo automatizzato una serie di processi e su questo, come ci riferisce Vincenzo Palmisano “è stata impattante la competenza nel notare i passaggi da spezzettare step by step e poi ricostruire. Perché non si tratta semplicemente di prendere qualcosa che funziona con il cartaceo e automatizzare”. No, non basta e non funziona.
Quello che funziona, invece, è tutto il processo che c’è dietro.
Se anche tu punti ad aumentare e quadruplicare la redditività come ha fatto Vincenzo Palmisano:
Ciò che in questo caso ha dato maggior risultati è stato semplificare dei processi tramite l’automazione e, di conseguenza, liberare del tempo da alcune persone.
Come un imprenditore vive la propria attività dopo l’automazione
Concretamente che risultati vive un imprenditore nella propria attività dopo che è stata introdotta l’automazione?
Come ci riferisce Vincenzo:
“Nel mio caso, da imprenditore, vedo persone che prima dedicavano due o tre mattinate a fare una serie di processi e che ora, invece, le stesse risultano libere.
Libere significa avere tempo per sé se lo desiderano o, se vogliono dedicarlo al lavoro, possono comunque produrre di più e di conseguenza potenzialmente fatturare di più, aprire dei nuovi settori.
Quindi, questo lato impresa è determinante!
In tal senso, credo di poter riassumere in questi due concetti le cose che hanno fatto maggiormente la differenza grazie al lavoro di 5 Step to ROI.”
Ecco un esempio pratico di un imprenditore che ha dato strumenti per far raggiungere il successo ai propri collaboratori in modo ottimizzato tramite l’automazione.
E contemporaneamente costruirsi la possibilità di fatturare di più oppure aprirsi a nuovi settori!
Ma non finisce qui…
Il risultato concreto di un’agenda strutturata e automatizzata
A questo punto, prima di concludere, ti starai chiedendo qual è stato il risultato concreto che è arrivato con un’agenda strutturata e automatizzata…
Già nelle righe precedenti trovi dei risultati importantissimi: serenità organizzativa, capacità di fatturare di più o aprirsi a nuovi settori.
Ma non solo…
Occupandosi di gestione del tempo Vincenzo e i suoi collaboratori avevano sempre avuto delle agende molto organizzate. Però…
…con l’agenda digitalizzata e automatizzata c’è stato un cambio.
Non pensare al classico discorso da agenda cartacea ad agenda digitale perché per agenda digitale non si intende solo mettere l’appuntamento in computer, ma si fa riferimento a tutto il processo che c’è dietro.
Siamo riusciti ad ottimizzare al massimo una serie di processi legati all’erogazione dei servizi in ambito formativo e alla gestione di servizi legati a tale ambito.
E siamo riusciti a mantenere i fatturati invariati, anno prima e anno dopo rispetto alla pandemia aumentando in maniera vertiginosa tutti gli utili.
Quindi con “6 in tempo” cosa abbiamo fatto?
Abbiamo, in primis, eliminato l’azienda cartacea mettendo quella digitale analizzando i processi per “fissare un appuntamento” con l’agenda cartacea e riportandoli in formato automatizzato e digitale.
Ora è tutto molto più snello e automatizzato tramite:
- Eliminazione della carta all’interno dell’azienda
- Ottimizzazione del tempo dedicato da ogni persona all’attività affinché, a parità di tempo, riuscissero ad essere molto più redditizie per l’attività.
Quindi se anche tu hai compreso i vantaggi della tracciabilità dei tempi e vorresti ottimizzare alcune fasi dei processi fondamentali per aumentare la redditività:
